יתרונות וחסרונות להנהלת חשבונות במיקור חוץ

הנהלת חשבונות היא בין התחומים הקריטיים ביותר לשרידותם ולהצלחתם של עסקים. כמו בתחומים מקצועיים אחרים כאלה, דילמה משמעותית היא האם להעביר את הטיפול בכך לגורם חיצוני וליהנות מהמומחיות שלו בתחום זה ומיתרונות נוספים של גישת מיקור החוץ? אלה יתרונות וחסרונות בולטים של צעד כזה, שחשוב לקחת בחשבון:

החיסכון הכספי

מיקור חוץ לפעילות הנה”ח, חוסך את הוצאות העסק על משכורות עובדים בתחום זה וכן על הציוד והמבנה שבו הם היו משתמשים. במקביל, התשלום לחברת מיקור החוץ הוא פשוט יותר ובכך, הוא מקל על תכנון כספי מראש ועל בקרה, של הוצאות הנה”ח.

צמצום המורכבות שיטה זו, מאפשרת לצמצם מורכבות אדמיניסטרטיבית בעסק ולהקל על העומס השוטף – יתרון משמעותי במיוחד לעסקים קטנים ועסקים בראשית דרכם. למעשה, הדבר משמעותי לארגון בכל גודל, מאחר שהוא מאפשר להפנות משאבים ומחשבה, מהשוטף (הנה”ח) לפעילויות שמקדמות את העסק (כתכנון אסטרטגי, הבאת לקוחות חדשים ושימור לקוחות).

הייעוץ המקצועי אם בוחרים בגורם חיצוני להנהלת חשבונות, נהנים מחסכון כספי ביחס להנה”ח פנימית וכתוצאה מכך, כדאי ומשתלם לעבוד עם גוף מיקור חוץ איכותי, גם אם איננו הזול ביותר. במקרה כזה, זוכים בעוד יתרון – ייעוץ מקצועי ברמה גבוהה.

קלות ביצוע השינויים אחד מהיתרונות הקלאסיים של מיקור חוץ, הוא שביצוע שינויים בפעילות עשוי להיות יותר קל. זאת, מאחר שהוא מתבצע אצל הגורם החיצוני והוא מיומן בכך וערוך לשינויים כאלה מראש. אם נדרשת למשל הרחבת פעילות, במחלקת הנה”ח פנימית הדבר עשוי לדרוש שכירת עובד נוסף וחדר נוסף, אך אצל ספק מיקור החוץ, אלה לרוב כבר זמינים.

צמצום הסיכון להונאות כאשר מדובר במשרד חיצוני גדול, אנשים מרובים מטפלים בענייניך ולכן הסיכוי לזהות הונאה גדול יותר. בנוסף, במשרדי הנהלת חשבונות גדולים ואיכותיים, מיושמים נהלי מניעת וזיהוי הונאות איכותיים, באופן שיטתי, על כלל פעילות החברה.

חסרונות:

צמצום השליטה מעצם טבעה, הנה”ח חושפת מגוון היבטים של פעילות העסק, כולל רגישים יחסית. זה יכול להיות למשל מידע שנוגע לסודות מסחריים, פרטיות לקוחות או יוזמות עסקיות חדשות שהעסק מעוניין שלא לחשוף עדיין לציבור. הדילמה, היא האם לשמור זאת בתוך העסק או לסמוך על גורם חיצוני שיקפיד על חשאיות?

לקוח אחד מתוך רבים מיקור חוץ של הנה”ח, פירושו שהעסק הופך להיות רק אחד מבין לקוחות רבים של מנהלי החשבונות. התקשורת עשויה להיות פחות יעילה. המנכ”ל לא בהכרח יוכל להשיג במהירות את מנהל החשבונות לשיחה דחופה. לעתים, עשויים גם לקבל עדיפות נמוכה יותר בשירות, ביחס ללקוחות אחרים של הספק. זאת, בשונה ממנהל חשבונות פנימי, אשר מקדיש את זמנו רק למעסיק, בנוסף אין היכרות אישית, כי איש לא מכיר חברה היטב כמו מי שעובד בה במשרה מלאה.

לסיכום

עולם מיקור החוץ איננו חדש, אך כיום הוא יעיל יותר מתמיד, בזכות שימוש נרחב שהוא עושה במחשוב, כולל מול הלקוחות. כך גם בתחום הנה”ח. למרות שיש לו גם חסרונות שחשוב לקחת בחשבון, יתרונותיו הרבים של מיקור החוץ בהנה”ח, הם אלו שהפכו אותו לאופציה בולטת מאוד כיום שכדאי לכל עסק לשקול.

כספית מעניקה מגוון רחב של שירותים פיננסים - החזרי מס לשכירים, שירותי הנהלת חשבונות ליחידים וחברות, שירותי שכר, דוחות שנתיים למס הכנסה לעצמאיים, הצהרות הון, ייצוג מול רשויות המס.